KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu [ŞİRKET UNVANI] (“Ecoasistan”, “biz”): [ADRES], MERSİS: [MERSİS NO], e-posta: kvkk@ecoasistan.com, KEP: [KEP ADRESİ].

Bu metin, Ecoasistan web uygulamasını kullanırken ve Google hesabını bağlarken işlenen kişisel verilerini açıklar. Daha sade bir anlatım için gizlilik politikasına bakabilirsin.

Hukuki inceleme: VERBİS kayıt yükümlülüğü (çalışan sayısı / mali bilanço istisnası) değerlendirilmeli.

* 90 gün istisnası: tarihi henüz gelmemiş, açık bir etkinlik ya da son tarihin dayandığı mail, o tarih geçene kadar saklanır (ör. aylar önce alınan bir uçak biletinin yaklaşan uçuşu kaybolmasın). Süresi dolan kayıtlar her gece silinir. Hesabını sildiğinde tüm kayıtların hemen silinir; veritabanının günlük yedeklerinden de en geç 7 gün içinde kendiliğinden silinir.

Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, istek zamanı ve adresi) güvenlik ve arıza tespiti için 14 gün saklanır, sonra silinir.

Hukuki inceleme: Barındırma şimdilik Amazon Web Services, İsveç (API ve veritabanı) ve Vercel (web sayfaları) — ikisi de yurt dışı. Alıcılar listesi ve yurt dışı aktarım bölümü, şirket ve sözleşmeler (KVKK m.9 standart sözleşme) netleşince bunlarla doldurulmalı.

• Maillerinden etkinlik, son tarih, görev ve yanıt bekleyen mailleri bulup Bugün ekranında göstermek; günün özetini ve gelen kutusu özetini hazırlamak.
• Senin onayınla takvimine etkinlik eklemek ve maile yanıt göndermek; isteğinle yanıt taslağı yazmak ve asistana sorduğun soruları yanıtlamak.
• Hizmetin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek (ör. günlük gönderim sınırı) ve senin adına yapılan eylemlerin kaydını tutmak.
• Yapay zekâ kullanımını sınırlamak ve maliyetini ölçmek.
• Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve başvurularını yanıtlamak.

Verilerini reklam, pazarlama amaçlı profilleme ya da yapay zekâ modeli eğitimi için kullanmayız ve satmayız.

Verilerin otomatik yollarla toplanır: Google ile giriş yaptığında ve verdiğin izinlerle Gmail ve Google Takvim API’leri üzerinden, ayrıca uygulamada girdiğin bilgilerle. Hukuki sebepler (KVKK m.5/2):

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (c): hizmetin sunulması — kimlik, hesap bağlantısı, e-posta kayıtları, bulunanlar, takvim, gönderilen yanıtlar, tercihler.
• Meşru menfaat (f): güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, yapay zekâ maliyetinin ölçülmesi, oturum ve teknik kayıtlar.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e): eylem kaydı.
• Hukuki yükümlülük (ç): yetkili makamların kanuna dayalı talepleri.

Özel nitelikli veriler (m.6): maillerin sağlık (ör. hastane ya da klinik randevusu), din, sendika üyeliği gibi özel nitelikli bilgiler içerebilir. Bu bilgileri ayrıca aramayız, sınıflandırmayız ya da profillemeyiz. Sağlıkla ilgili görünen mailleri yalnızca açık rızanla işleriz; rıza isteğe bağlıdır, vermezsen bu mailler içeriği açılmadan elenir ve Ecoasistan’ın geri kalanı aynen çalışır.

Hukuki inceleme: Rıza yokken kuralların kaçırdığı özel nitelikli verinin (ör. iş mailinde geçen bir sağlık bilgisi; din, sendika gibi diğerleri) işlenmesinin dayanağı değerlendirilmeli.

Maillerindeki diğer kişiler: sana mail gönderen kişilerin verileri yalnızca senin yazışmalarını düzenleme amacıyla ve bu metindeki sınırlarla işlenir.

Hukuki inceleme: Üçüncü kişi (gönderen) verileri için dayanak — meşru menfaat — ve aydınlatmanın nasıl yapılacağı değerlendirilmeli.

Hukuki inceleme: Anthropic’in API verisi saklama süresi ve eğitimde kullanmama taahhüdü, imzalanan sözleşmeden (DPA) doğrulanmalı.

Anthropic’e (ABD) yapılan aktarım düzenli bir aktarımdır. ABD için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından bu aktarım, KVKK m.9 uyarınca Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme ile yapılır ve sözleşme imzalandıktan sonra 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilir.

Hukuki inceleme: Standart sözleşme (veri sorumlusundan veri işleyene) Anthropic ile imzalanıp Kurum’a bildirilmeden yayına çıkılmamalı. 2024 değişikliğinden sonra açık rıza yalnızca arızi (düzenli olmayan) aktarımlarda kullanılabilir; düzenli aktarıma dayanak olamaz. Barındırma yurt dışındaysa aynı işlem onun için de gerekir.

Ecoasistan’ın Google API’lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) koşulları dâhil Google API Hizmetleri Kullanıcı Verisi Politikası’na uygundur.

Ecoasistan’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• Google verilerin yalnızca sana dönük özellikleri sunmak ve iyileştirmek için kullanılır.
• Reklam için kullanılmaz, satılmaz; genelleştirilmiş yapay zekâ ya da makine öğrenimi modellerinin eğitiminde kullanılmaz.
• İnsanlar verini okumaz; yalnızca belirli bir mail için senin açık iznin, güvenlik incelemesi ya da yasal zorunluluk hâlinde istisna olur.
• Kullanılan izinler: Gmail okuma; Gmail gönderme (yalnızca gönderme, ilk yanıtında istenir); yalnız kendi takvimlerindeki etkinlikler. Maillerini arşivlemek, silmek ya da düzenlemek için izin istemeyiz; Ecoasistan’daki “arşiv” Gmail’e dokunmaz.

KVKK m.11 uyarınca;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsan zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsin. Ecoasistan senin hakkında hukuki sonuç doğuran otomatik karar vermez; her öneri senin onayına sunulur.

Uygulama içinden hemen: Ayarlar > Gizlilik’ten saklanan verinin tamamını indirebilir, hesabını silebilir (Google izinleri de iptal edilir), Gmail ya da Takvim bağlantısını kesebilir, bir göndereni hariç tutabilirsin.

Başvuru: Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre yazılı olarak [ADRES] adresine, KEP ile [KEP ADRESİ] adresine, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile veya Ecoasistan’a kayıtlı e-posta adresinden kvkk@ecoasistan.com adresine başvurabilirsin. Başvurun en geç 30 gün içinde, kural olarak ücretsiz yanıtlanır. Başvurun reddedilirse, yanıtı yetersiz bulursan ya da süresinde yanıt verilmezse Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsin.

Bu metin, verilerini işleme biçimimiz değiştiğinde güncellenir; sürüm numarası ve tarih değişir. Önemli değişiklikleri uygulama içinde ayrıca bildiririz.